PDCAサイクルとは?
PDCAとは、四つの行動サイクルを行い業務を改善していくフレームワークを指しています。その4つのプランとは、「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」というもので、それぞれの頭文字を取ってPDCAとしています。これは、現在行っている業務において、効率を高めるためにどのように改善を図っていったら良いのかを検討し実行するのに役立ちます。また、新しいプロジェクトをスタートさせるためにも、このPDCAの流れを作ることができます。つまり、ビジネスの一つの基本的な流れとも言うことができます。
ここで大事なのは、いきなり実際の作業をはじめるのではなく、事前に作業内容や手順、人員、コスト、時間などの項目で計画を立てることです。そして、作業が終わったらそれで終わりではなく、きちんと分析を評価をすることも重要です。これにより、繰り返される業務において、次第に効率が高まり洗練された手法を採ることができるようになるのです。
フレームワーク
フレームワーク（framework)は物事を倫理的に思考するための枠組みという意味で使われています。状況や情報を的確に分析し、会社ごとに浮き彫りになった課題や方針へアプローチしていく手助けとなるものがフレームワークです。
OODAとの違い
OODAとは、Observe(観察）、Orient（方向づけ）、Decide（決定）、Act（行動）という4つの言葉の頭文字を取った、目標達成のための考え方です。OODAの場合はその場に合わせた柔軟かつ迅速な判断と実行が優先されます。より機動性に長けているのがOODAと言えるでしょう。一方PDCAの場合、最初に立てた計画が出発となって、進行中の状況が重視されます。要は、目標を達成するためのプロセスが重視されるのです。
PDCAの各フェーズ
Plan
Planはその名の通り計画です。目標または目標達成までの過程を想起します。ここで重要なのは５W１Hの要素を組み込むことです。
Who (誰が）
Where (どこで）
When (いつ）
what (何を）
Why (なぜ）
How (どのように）
これらの要素は目標設定には欠かせません。
まず最初にWhy「なぜこの計画・活動を行うのか」について考えていきましょう。その際に重要なのが自分本位なものにならないことが重要です。企業であればその製品・サービスを利用しているのはあくまでの消費者であって、企業の活動は消費者の消費行動によって成り立っています。消費者の心理に寄り添うことが企業におけるPDCAの基本です。
このWhyをベースに４W１Hの要素を練り込むことでより綿密な行動計画になります。
Do
Do（実行）は前フェーズのPlanで選定した目標までの道程を実際に起こしてみる、といったフェーズになります。Doは「ただ計画に忠実に削いながら行うこと」というよりは、むしろ「Planが現実味を帯びているのか」を身をもって経験することです。「百聞は一見に如かず」というように、実際に身をもって経験することが大事なのです。
Check
Check(評価)はDoの段階を経て目標が達成できそうかどうかを判断します。Planの段階では予想できなかった問題点や改善点がDoで露呈したと思われます。実際に数字やデータと向き合うことで、具体性を持った効果検証が可能になります。
Action
Actはこの問題点・改善点をいかに修正し、このPlanをどう軌道に乗せていくかを再考していく段階になります。データという確固たる証拠に基づいた行動の修正であれば見当違いな失敗を行うことは少ないでしょう。視点を改善してみたり、計画を中止したりと選択肢はいくつもあります。ここで大事なのが計画が打ち切りになっても落ち込まないことです。この計画のデータを得られたことで次の計画の参照となる、とポジティブに考えることも重要です。
PDCAの活用事例
PDCAは多くの企業で大なり小なり活用されています。たとえば、会議やコミュニケーションの改善のために活用される事例を見ることができます。一つのプロジェクトを始め、完了させるまでの時間を短縮し効率を高める必要性に気付いた企業が、このPDCAを行いました。計画の段階で、紙ベースの連絡事項が多過ぎるため減らすことを決めました。会議資料を作る際には、印刷物を減らすと共に配布する資料も減らしました。そして、部署内の通知も書類印刷を本当に必要なものだけに留め、後はメールなどの電子的な連絡に変えました。それにより、会議などの準備時間がかなり減り、その分本来業務に充てられる時間と労力が増加していることが確認されました。この結果を踏まえて、クラウドシステムなどを活用して、できるだけ電子的な連絡や共有手段を増やすことにしたのです。
このように、業務改善においては一つの仮説を立て、それに基づいて計画と実行をします。そして、それが効果につながっているかを検証して、成果が出たなら継続できるような具体的なシステム作りをします。
まとめ
PDCAは企業が業務体制を構築したり、既存の体制を改善したりするために基本的に用いられる考え方です。これを繰り返すことによって、効率の良い業務手法を継続できるだけでなく、さらに向上させられるというメリットがあります。
