HubSpotの見積もり作成ツール
松葉駿平
現在、さまざまな企業が、自社中心から顧客中心へと重心をシフトさせています。顧客が抱く個々のニーズを熟知し、それに適う商品やサービスを提供することは、現在のビジネスでもはや常識と言えるでしょう。ただし、商品やサービスを顧客ごとにカスタマイズすると、顧客ごとに提示すべき価格が異なることになってしまいます。顧客の抱くニーズにしっかり対応するためには、従来のように画一的な価格表を提出するのではなく、その都度、顧客に応じてカスタマイズした商品やサービスの内訳を見積書として提示する必要があるのです。
従来、見積書は必ず提示するものでした。顧客との合意形成に不可欠だったからです。それは今も変わりません。今ではそれだけでなく、将来発生する可能性のあるリスクを軽減し、信頼関係を強固にするためにもやはり見積書が重要な役割を担っているのです。そこで、見積書の役割について、具体的に詳しく確認しておく必要があります。併せて、汎用性の高い見積書作成ツールであるHubSpotについても知っておくべきです。
目次
見積書の担う役割
見積書が担う役割は、おもに以下の3点に集約できます。
自社の競争力を高める
見積書とは、見込み顧客に何にいくらかかるのかを明確に示すための書類です。見込み顧客とは、文字通りまだ見込みの段階であり、自社だけでなく複数の企業から見積もりを取っている傾向にあります。したがって、自社の競争力を高めるためにも、見込み顧客のニーズにフォーカスする必要があるのです。見積書はその役割を担っています。
見込み顧客に内訳を提示する
製品そのものの価格だけでなく、人件費などのプロジェクトに関係するすべての費用明細を正確に提示します。それによって、透明性が高まり、見込み顧客が抱える不安や疑念を解消できるのです。
顧客との合意を形成する
通常、見積書とは見込み顧客と合意を形成するために交わされるものです。交渉の内容をすり合わせた結果を見える形で書類に残すと言ってもよいでしょう。つまり、見積書があると、交渉の進捗具合が視覚的に確認できるようになるということです。こうして確認すべき事項を明瞭に確認できる状況にあれば、見込み顧客が最終的に発注を決断しやすくなります。
見積書を作成するプロセス
見積書と一口に言っても、その内容や作成するまでのプロセスは業種によってさまざまです。代表的な業界での見積書の作成プロセスについて押さえておきましょう。
サービス業
サービス業とは一般的に、製品のような物理的なものではなく、目に見えないサービスというものを提供するビジネスです。旅行代理店による旅行プランの作成や、家事代行サービスの提供する炊事や洗濯のサービスなどはまさにこれに当たるでしょう。このようにサービス業では、はっきりと形があるものではないサービスに価格をつけるため、見積書の存在が重要です。顧客のニーズに合わせてサービスの内容をカスタマイズし、その内容とそれに必要な情報等を全部盛り込んだうえで見積書を作成する必要があります。
建設業
建設業界では、一つのプロジェクトを完遂するためにさまざまな事業者が関係します。それゆえ、見積書の数も増えるため、それに対応するために見積もりを算出するのに専門部署が行うケースが多いです。見込み顧客に対しては、それをわかりやすくしてから提出します。
受託開発業
システム開発やプロダクツ開発の場合、おもにその開発を担当する者が見積書を作成します。見込み顧客からのヒアリングは営業担当者が行いますが、それで得られたニーズに基づいて具体的な工程や工数、スケジュール等を開発担当者が決め、そこから算出されるコストを見積書に記入します。それをまた営業担当者が顧客に提示するという流れです。
クオリティーの高い見積書を作成するポイント
見積書を作成するには、まず営業担当者が見込み顧客に対して調査やヒアリングを行い、顧客の抱えるニーズや問題点を把握してから、それを解決するのに最適な提案を行うという前提があります。つまり、そこまでの流れを踏まえたうえで、具体的な形で提案するのが見積書です。ですので、見積書には、見込み顧客に発注を決断させるだけの説得力がなければいけません。そんな見積書を作成するポイントには何があるでしょうか？
正しいレイアウト
長い歴史を持つ見積書には、無数の企業が使用していくなかで確立した標準的レイアウトがあります。この形式に従って記述することで、顧客も一目でその内容を把握することができ、複数社との見積もり比較も容易になるのです。では、見積書の標準的レイアウトとはどのようなものでしょうか。いくつか盛り込むべき要素が考えられますが、以下に挙げる点は必須と言えるでしょう。
まず、宛先です。相手の企業の名称と連絡先の住所や電話番号を記入します。購買担当など交渉相手が決まっているようなケースでは、企業名ではなく担当者名を記入することもあります。また、日付ももちろん必要です。この日付があることで、交渉がいつの時点で合意に至ったかを客観的に証明します。
見積書ですから価格も重要な要素です。商品やサービスの価格を税額と併せて記述します。また、業界によっては内訳が多いため、見積書本体には合計の見積額を、詳細は別紙に記載ということもあります。
納期も必要です。商品やサービスを受け渡す日付を記述します。そして、最後に見積書を発行する事業者名です。もちろん連絡先も併せて記載します。
視認性の高い内容
合計金額や内訳などの数字は、見積書の内容を具体的に示す要素です。ただ、業界や商品によっては数字だけではわかりにくい性質を持つ場合もあるでしょう。たとえば、言葉で説明しづらい機能を備えた製品などの場合、内訳とともに写真を添えることで視認性がアップします。相手が一目で把握できる見積書がクオリティーの高い見積書です。
テンプレートの活用
企業が利用する書類のなかでも、見積書は登場頻度の最も高い書類の一つと言えるでしょう。また、商談のどの段階で顧客から求められるかもわからないため、求められたらすぐに提示できるようにしておく必要があります。ですので、用意するのに余計な手間や時間をかけなくても済むように、あらかじめテンプレートを準備しておくことが大切です。また、クラウドを活用して、出先でもモバイル端末で簡単にアクセスできるように整えておくこともこれからは必須となるでしょう。
見積書作成での注意点
ここまで述べたように、見積書は顧客の信頼を得るための重要な書類です。見積書のせいで不審の念を抱かせるようなことのないように、作成上特に注意しておきたい点を確認しておきましょう。
理解しやすいこと
見積書は重要な部分がしっかり理解できるようになっていることが大切です。通常、最初に目に留まるのは見積もり金額ですから、その金額の根拠が誰にでも理解できるようにわかりやすい明細を心がけましょう。わかりにくい書き方をしていると、後でトラブルに発展することもあります。わかりやすさは特に重視してください。
金額や納期に根拠があること
金額の根拠がわかることが重要なことはたった今述べたとおりですが、納期にもしっかりした根拠がなければなりません。契約を取るために実現可能性の低い価格や納期にしないように注意しましょう。見積書にどのように記載するかは、営業担当だけでなく、上位の担当者や全体の責任者との話し合いで決める必要があります。
求められた時にすぐに提示できること
最近の見込み顧客は、事前にネットで情報を収集し、購入するものを具体的に絞り込んでいることが多いです。候補となる企業も1社とは限らず、複数社に見積もりを依頼して、それらを比較してから決めようという傾向があります。そのため、顧客によっては商談の早い段階で見積書を要求してくることもあるでしょう。そういう求めに対しても迅速に対応できることが大切です。先にテンプレートのところで述べたように、いつでも見積書を提示できるように準備しておきましょう。
契約のために必要な見積もり後のフォローアップ
見積書の提示を求められ、求めに応じて送信したところ、その後、何の音沙汰もないというケースはよくあるのではないでしょうか。見込み顧客にとっては、見積書を吟味した結果、発注という決断には至らなかったのが理由でしょうけれど、営業担当としては契約につなげるフォローアップをしておきたいところです。たとえ今回は契約に至らずとも、次の機会を活かすためにも適切なフォローアップで友好な関係性を築いておきましょう。
事前の確認事項
実際にフォローアップをする前に、見込み顧客が購入に至るまでのどの段階にいるのかを確認しておくことが大切です。ここまでの商談の内容を始め、記録があるのなら顧客情報やアクセス履歴も確認しておきます。
もし購入に至る最終段階で見積書を提示したのなら、返信がないのも単に遅れているだけの可能性が高いです。一方、初期の段階で顧客への提案として送信した場合、フォローアップなしではそのまま関係が途絶えてしまうこともあります。
初期の段階で見積書を求める見込み顧客というものは、価格交渉の材料のために複数社と競合させる目的がある場合もあるでしょう。それを見極めるうえでも、メール等によるフォローアップは大切です。
また、最初に交渉した相手が購入を最終的に決定する責任者とは違うこともあります。後からその人が責任者じゃなかったことを知るなどということがないように、最初の段階で確認しておきましょう。見積書を提示した相手が責任者でない場合は、メールでフォローアップする際に「CC」で責任者にも共有しておくとよいです。
件名は簡潔に
メールでフォローアップする場合、タイトルにいろいろ盛り込みたくなるものですが、ここは簡潔を旨とすべきです。しかし、それを見て内容が把握できない件名では意味がないため、簡潔であっても特定の内容であることをわからせる必要があります。
見積書の作成はHubSpotの見積もり作成ツールで
ここまで見積書の作成において重要な点を述べてきましたが、重要な点をすべて押さえようと思って、作成に手間や時間がかかりすぎるのも問題です。そこで、押さえるべきところを押さえつつ、わずかな時間と労力でクオリティーの高い見積書を作成できるhubspotの活用を検討しましょう。
HubSpotの見積もり作成ツールでできること
HubSpotのツールを使うと、見積書の作成はもちろん、その送信から決済までのあらゆる手続きをワンストップで行うことが可能です。また、そのために特別な知識を必要とせず、ガイダンスに従って項目を選択、もしくは入力していくだけで、誰でも簡単にクオリティーの高い見積書が作成できます。
企業のロゴを入れたり、企業のテーマーカラーで彩ったりなど、調整や変更が自由自在です。Excelなどで自作するより見栄えにも優れた書類が、正確かつ迅速に完成します。完成した見積書はそのままメールで送信可能です。早い段階で見積書を要求する見込み顧客にも対応できるでしょう。
そもそも見込み顧客というものは、一般的にスピードを求めています。見積書を求めた時にすぐに提示できなければ、スピード感の悪い相手だとしてその顧客は競合他社に移ってしまうでしょう。逆に、見込み顧客の求めに応じてすぐに見積書を提示することができれば、その迅速さが相手に好印象を与えることにつながるため、成約に至る可能性が高くなるはずです。
便利な決済機能
HubSpotの見積もり作成ツールは、決済機能も備えています。Stripeのアカウントと連携して、決済処理をスムーズに行うことが可能です。オプションの切り替えだけで簡単に決済機能のオン・オフが操作できます。クリックでの簡単な操作によってクレジットカードの決済ができるのは双方にとって便利です。
電子署名も簡単に
HubSpotの見積もり作成ツールでは、電子署名も簡単にできるようになっています。電子署名は電子データを正式な書類として証明するために必要なものですが、これがあることで書類をプリントアウトしたりFAXで送ったりといった手間から完全に解放されるのです。また、電子署名は上で述べた決済処理の機能と統合されており、書類作成から決済までをシームレスな一連のプロセスとして実現します。
